Arsip adalah metode penyimpanan berbagai bentuk dokumen dengan cara yang teratur agar dokumen mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan. Hal ini memungkinkan sebuah dokumen bisa dengan cepat dan mudah ditemukan. Ada berbagai bentuk arsip dan sistem penyimpanannya. Saat ini, arsip tidak hanya berbentuk lembaran kertas, melainkan ada lebih banyak bentuknya. Misalnya, foto, video, gambar, rekaman audio, dan lain-lain.
Simak info lengkap mengenai pengertian arsip dalam artikel berikut ini, yuk!
Pengertian Arsip
1. Secara Etimologi
Arsip berasal dari Bahasa Belanda ‘archief’, Bahasa Inggris ‘archive’, serta Bahasa Yunani ‘archi’ yang memiliki arti ‘permulaan’.
2. Menurut KBBI
Menurut KBBI, arsip adalah dokumen berbentuk tulisan, lisan, atau bergambar yang berasal dari masa lampau yang disimpan di tempat yang khusus.
3. Menurut Para Ahli
a. Wursanto
Arsip dapat dikatakan sebagai salah satu pekerjaan kantor.
b. Sularso Mulyono
Arsip adalah kumpulan kertas-kertas yang disimpan di dalam tempat tertentu.
c. The Liang Gie
Arsip merupakan cara menyimpan dokumen tertentu secara teratur dalam satu tempat yang sama.
d. Agus Sugiarto
Arsip adalah segala bentuk dokumen yang disimpan secara teratur agar lebih mudah ditemukan saat ingin digunakan.
e. Odgers
Arsip merupakan rangkaian proses penyimpanan, pengawasan, penyusunan dokumen yang dilakukan secara teratur.
f. R. Subroto
Arsip merupakan kegiatan penyimpanan, penggunaan, penyusunan, hingga pemusnahan dokumen.
g. Charman
Arsip adalah pengaturan dokumen kantor agar tercipta efisiensi.
h. Maulana
Arsip merupakan metode penyimpanan berkas yang sudah ditentukan dengan tujuan tertentu.
i. Mulyono, Muhsin, Marimin
Arsip adalah metode yang digunakan untuk mengurus warkat dengan 3 unsur pokok, yaitu menyimpan, menempatkan, serta menemukan kembali.
j. Prof. Mr. Prajudi Atmosodirejo
Arsip merupakan tempat yang disediakan untuk menyimpan file dan dokumen tertentu.
k. Yohanes Suradja
Arsip adalah catatan yang dibuat oleh pihak tertentu mengenai suatu hal yang akhirnya bisa disimpan secara teratur untuk ditemukan kembali.
l. Hadi Abubakar
Arsip dapat dikatakan sebagai sebuah catatan.
m. Suraja
Arsip adalah catatan yang dibuat oleh pihak tertentu (organisasi pemerintah, swasta, perseorangan) mengenai suatu hal yang akhirnya bisa disimpan secara teratur untuk ditemukan kembali
n. Sutarto
Arsip merupakan warkat yang disimpan secara teratur agar bisa ditemukan kembali jika dibutuhkan.
5. Menurut Undang-undang
a. PP RI No. 34 Tahun 1979
Arsip merupakan kumpulan dokumen.
b. UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Arsip adalah dokumentasi dari berbagai peristiwa.
c. UU No. 7 Tahun 1971
Arsip adalah naskah-naskah yang dikeluarkan oleh organisasi pemerintah maupun swasta.
6. Menurut Lembaga
a. Lembaga Administrasi Negara
Arsip merupakan segala bentuk dokumen yang dihasilkan oleh organisasi ataupun perseorangan sebagai bukti tujuan organisasi.
b. Kemdikbud
Arsip adalah proses penyimpanan berbagai bentuk warkat secara sistematis sehingga lebih mudah ditemukan jika dibutuhkan.
c. The International Standard Organization
Arsip merupakan berbagai jenis dokumen yang dibuat dan dikelola oleh organisasi atau individu sebagai bukti pemenuhan hukum.
Fungsi
1. Primer
Fungsi primer arsip adalah hal-hal yang mencakup kegunaan utama dari arsip tersebut. Nilai kegunaan primer arsip mencangkup ilmiah, hukum, teknologi, serta keuangan.
2. Sekunder
Fungsi sekunder arsip adalah hal-hal yang bukan kegunaan utama dari pembuatan suatu arsip. Nilai kegunaan sekunder arsip mencakup penginformasian dan pembuktian.
Jenis-jenis
1. Dinamis
Fungsi arsip dinamis adalah arsip yang secara langsung digunakan dalam proses penyelenggaraan arsip. Dengan kata lain, arsip ini digunakan secara langsung dalam setiap kegiatan organisasi maupun perusahaan. Arsip dinamis dibagi menjadi e jenis, yaitu arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip semi aktif.
2. Aktif
Arsip aktif adalah semua dokumen yang masih dipakai dalam kegiatan organisasi.
3. Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang sudah jarang digunakan dalam kegiatan organisasi.
4. Statis
Fungsi arsip statis adalah arsip yang tidak dipakai secara langsung dalam proses penyelenggaraan arsip. Dengan kata lain, arsip ini tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi atau perusahaan. Arsip ini sudah mencapai nilai abadi sebagai bentuk pertanggungjawaban.
5. Duplikasi
Arsip ini memiliki bentuk dan isi yang sama dengan arsip aslinya.
Sifat dan Karakteristik
1. Legal
Arsip dibuat sebagai bukti kegiatan atau peristiwa tertentu yang disahkan berdasarkan hukum yang berlaku.
2. Terpercaya
Karena dibuat berdasarkan hukum, arsip juga memiliki sifat terpercaya dan bisa digunakan sebagai bukti peristiwa tertentu.
3. Unik
Arsip bersifat unik karena hanya dicetak satu kali dan tidak digandakan. Setiap arsip memiliki tujuan pembuatan yang berbeda-beda sehingga tidak ada arsip yang memiliki kesamaan. Penggandaan arsip tetap bisa dilakukan dengan syarat tertentu.
4. Autentik
Arsip adalah segala jenis informasi yang melekat pada bentuk aslinya, kecuali arsip elektronik. Arsip juga memiliki informasi terkait waktu dan tempat dibuatnya dokumen tersebut.
Bentuk-bentuk
1. Berdasarkan Isi/Subjek
a. Keuangan: daftar gaji, bukti pembelian, bukti pembayaran, laporan keuangan, surat perintah membayar, dan lain-lain.
b. Pendidikan: kurikulum, rapor, ijazah, daftar siswa, satuan pelajaran, dan lain-lain.
c. Kepegawaian: surat pengangkatan pegawai, surat lamaran, data riwayat hidup pegawai, an lain-lain.
d. Pemasaran: daftar harga, daftar pelanggan, surat penawaran, surat pesanan, dan lain-lain.
2. Berdasarkan Nilai Kegunaan
a. Administrasi: prosedur kerja, surat keputusan, dan lain-lain.
b. Informasi: undangan, pengumuman, dan lain-lain.
c. Hukum: akta perkawinan, akta kelahiran, akta kematian, kartu keluarga, surat kuasa, surat perjanjian, dan lain-lain.
d. Ilmiah: hasil penelitian, dan lain-lain.
e. Pendidikan: kurikulum, program pelajaran, dan lain-lain.
3. Berdasarkan Keaslian
a. Arsip petikan: dokumen ini berisi sebagian dari dokumen yang menjadi arsip utama.
b. Salinan: dokumen ini dibuat tidak secara bersamaan dengan dokumen asli, tetapi memiliki isi yang sama dengan dokumen asli.
c. Dokumen utama: dokumen asli dalam sebuah arsip.
d. Tembusan: dokumen ini dibuat setelah dokumen asli, diserahkan kepada pemilik dokumen berikutnya.
Tujuan
1. Arsip dibuat untuk menyimpan dokumen secara aman dan sistematis
2. Arsip dibuat untuk menjaga kerahsiaan suatu dokumen
3. Arsip dibuat secara sistematis agar lebih mudah ditemukan saat akan digunakan
4. Arsip dibuat secara rapi agar menghemat tempat penyimpanan
5. Arsip dibuat untuk menjaga kelestarian suatu dokumen
Arsip Teknologi Digital
Arsip digital adalah metode penyimpanan dokumen yang dibuat menggunakan teknologi komputer dan elektronik. Metode penyimpanan ini dipakai untuk memudahkan pencarian dokumen saat akan digunakan.
Sistem Penyimpanan
1. Sistem Abjad
a. Keuntungan
- Berkas bisa langsung diletakkan pada tempat penyimpanan
- Penataan berkas dilakukan secara sederhana sehingga lebih mudah dipahami
- Bisa dengan mudah menerapkan tunjuk silang
- Kesalahan pengambilan berkas bisa dicek dengan mudah
- Tidak membutuhkan biaya besar
b. Kerugian
- Ada kemungkinan kesalahan penempatan
- Tunjuk silang dapat menyebabkan tempat penyimpanan lebih cepat penuh
- Pemberian label menguras banyak tenaga
c. Prosedur Pengarsipan
- Penampungan
- Penelitian
- Pengindeksan
- Pengkodean
- Penyortiran
- Penyimpanan
2. Sistem Nomor
a. Keuntungan
- Penyimpanan dapat dilakukan secara lebih teliti
- Penyimpanan bisa lebih cepat dilakukan
- Sistemnya sederhana
- Dapat digunakan untuk sistem penyimpanan segala jenis dokumen
- Nomor map bisa diluaskan secara tak terbatas
b. Kerugian
- Memerlukan banyak waktu untuk melakukan indeks
- Jumlah map yang banyak bisa menyulitkan pencarian dokumen
- Membutuhkan tempat penyimpanan yang cukup besar
c. Jenis penyimpanan sistem nomor
- Sistem dewey
- Terminal digit
3. Sistem Tanggal
a. Keuntungan
- Cocok digunakan untuk mengorganisasikan dokumen yang berhubungan dengan tanggal jatuh tempo
- Sistemnya sederhana
b. Kerugian
- Sulit ditemukan kembali
- Lupa tanggal bisa menjadi masalah
- Hanya ada beberapa jenis dokumen yang cocok dengan model ini
c. Jenis
- Filling cabinet
- Guide
- Hanging folders
- Kartu indeks
4. Sistem Wilayah
a. Keuntungan
- Mudah dicari jika mengetahui letak wilayah
- Penyimpangan dalam penyimpanan dapat segera diketahui
b. Kerugian
- Kemungkinan terjadi kesalahan penyimpanan cukup besar
- Harus mengetahui wilayah dokumen yang bersangkutan
- Memerlukan buku petunjuk
5. Sistem Subjek
a. Keuntungan
- Pencarian keterangan lebih mudah dilakukan
- Bisa berkembang dengan judul yang tidak terbatas
b. Kerugian
- Klasifikasi lebih sulit dilakukan
- Tidak cocok untuk dokumen berbentuk surat
c. Prosedur Penyimpanan
- Pemeriksaan
- Pengindeksan
- Pengkodean
- Penyortiran
Ciri-ciri Arsip yang Baik
1. Mudah dilakukan/sistemnya sederhana
2. Mudah dimengerti
3. Ekonomis/tidak membutuhkan banyak biaya
4. Tidak membutuhkan banyak tempat
5. Fleksibel
6. Tempat penyimpanan yang mencegah kerusakan dokumen
7. Pengawasan yang mudah dilakukan
Contoh Arsip
1. Pita rekaman
2. Mikro film
3. Film dokumenter
4. Flash Disk
5. Arsip kepegawaian
6. Arsip keuangan
7. Arsip pendidikan
8. Surat
9. Dan lain-lain
Nah, itu tadi adalah penjelasan mengenai pengertian arsip. Sistem penyimpanan arsip sangat penting dilakukan di dalam organisasi sebagai rekaman peristiwa di masa lampau. Dokumen di masa lampau biasanya masih digunakan sebagai acuan pembuatan dokumen yang baru. Oleh karena itu, perlu adanya sistem penyimpanan yang sistematis dan mudah dipahami bagi dokumen-dokumen tersebut.
