Sebagai lembaga kesehatan, Puskesmas sangat ramai dikunjungi keluarga pasien yang ingin mendapatkan pengobatan.
Dalam menangani pasien, Puskesmas perlu menjaga dan meningkatkan mutu pelayanannya.
Untuk mewujudkan hal tersebut, Puskesmas membutuhkan suatu sistem manajemen yang baik.
Apa sistem manajemen Puskesmas berpengaruh terhadap tatalaksana kebijakan kesehatan di wilayah kecamatan?
Dan manfaat apa saja yang didapat dari manajemen Puskesmas?
Mari kita simak semua penjelasannya di bawah ini.
Pengertian
Sistem manajemen Puskesmas ini terdiri dari 2 kata, yaitu manajemen dan Puskesmas.
Kata manajemen berasal dari bahasa Inggris yang artinya pengelolaan.
Sedangkan Puskesmas merupakan singkatan dari Pusat Kesehatan Masyarakat.
Secara umum, manajemen Puskesmas dapat diartikan sebagai upaya pengelolaan yang berupa langkah-langkah dan kegiatan tertentu yang sistematik agar hasil kerja menjadi efektif dan efisien.
Tujuan
Manajemen Puskesmas tidak dijalankan tanpa adanya maksud tertentu.
Sebagai sistem yang dapat menunjang tatalaksana Puskesmas, sistem ini memiliki dua tujuan, yaitu:
Tujuan umum, sistem ini diharapkan mampu meningkatkan manajemen mutu pelayanan dan menjangkau masyarakat lebih luas.
Tujuan khusus, agar Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) pada Puskesmas dapat ditentukan dengan baik.
Tujuan-tujuan di atas tidak terlepas dari tugas Puskesmas itu sendiri sesuai Permenkes RI Nomor 75 Tahun 2014, yaitu melakukan pelayanan terhadap:
- Promosi kesehatan
- Kesehatan lingkungan
- Kesehatan ibu, anak dan keluarga berencana (KB)
- Kesehatan gizi
- Pengendalian dan pencegahan penyakit
Tiga Tahap Manajemen Puskesmas
Untuk mewujudkan mutu yang baik dari sistem manajemen Puskesmas, dilakukanlah upaya-upaya tertentu.
Hal ini dimaksudkan agar seluruh kegiatan yang direncanakan suatu Puskesmas dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan target yang diharapkan.
Maka dari itu, tahapan-tahapan manajemen Puskesmas dibentuk.
Tahapan tersebut meliputi tiga tingkat sebagaimana yang akan dijelaskan berikut ini.
1. Perencanaan (P1)
Perencanaan merupakan hal mendasar pada manajemen Puskesmas.
Puskesmas dalam masa kerja 5 tahunnya harus menyusun rencana-rencana terkait kemungkinan masalah kesehatan yang akan timbul pada daerah wilayah Puskesmas.
Tahapan pertama ini adalah sering disebut dengan tahap P1.
Dalam sistem manajemen Puskesmas, terdapat dua jenis perencanaan yaitu Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan Rencana Pelaksanaan
Kegiatan (RPK).
a. Rencana Usulan Kegiatan
Rencana Usulan Kegiatan atau RUK merupakan rencana kegiatan yang disusun oleh Puskesmas untuk satu tahun ke depan.
Penyusunan rencana ini dimaksudkan untuk mengajukan anggaran Puskesmas.
RUK ini sering disebut dengan rencana H+1 dalam istilah manajemen Puskesmas.
Acuan dari perencanaan RUK adalah berdasarkan indikator pencapaian Kecamatan Sehat.
Usulan kegiatan ada dua, yaitu usulan kegiatan wajib dan usulan kegiatan pengembangan.
RUK harus disusun sesuai dengan kebijakan yang berlaku secara global, nasional maupun daerah tempat Puskesmas berada.
Penyusunan rencana didasarkan pula pada data hasil kajian dan informasi yang tersedia di Puskesmas tersebut.
Data-data tersebut berupa informasi Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD), Rencana Strategis (Renstra) Dinas
Kesehatan dan Renstra Puskesmas.
RUK H+1 ini disusun pada bulan Januari di tahun berjalan (H), dengan berdasarkan evaluasi RUK tahun sebelumnya (H-1).
RUK yang telah disusun kemudian dibahas di Dinas Kesehatan Kabupaten lalu diajukan ke Pemerintah Daerah Kabupaten.
Selanjutnya RUK yang telah terangkum di Dinas Kesehatan Kabupaten diajukan ke DPRD untuk disetujui mengenai hal pembiayaan dan dukungan politik.
Setelah mendapatkan persetujuan, barulah RUK diserahkan kepada Puskesmas melalui Dinas Kesehatan Kabupaten.
Alokasi biaya yang didapatkan selanjutnya digunakan oleh Puskesmas menyusun Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK).
b. Rencana Pelaksanaan Kegiatan
Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) untuk tahun mendatang tetap disusun dengan pertimbangan RUK tahun lalu dan masukan dari masyarakat setempat.
Hal ini dikarenakan alokasi dana yang akan didapatkan tidak selalu sesuai dengan yang diusulkan.
RPK juga disebut sebagai plan of action (POA) Puskesmas.
Rencana pelaksanaan ini berisi jadwal kegiatan, jenis kegiatan, sasaran, tempat, pelaksana dan penanggung jawab dalam pemantauan proses implementasi kegiatan.
Rencana-rencana tersebut dibuat dan disusun dalam sebuah matrik Gantt Chart dan juga dilengkapi dengan mapping (pemetaan) wilayah Puskesmas dan targetnya.
2. Pelaksanaan Pengendalian (P2)
Tahap Pelaksanaan Pengendalian atau disebut juga tahap P2 merupakan suatu proses dimana terjadinya penyelenggaraan, pemantauan dan penilaian terhadap kinerja Puskesmas.
Pada tahap inilah Puskesmas melakukan tindakan dan bersinggungan langsung dengan masyarakat serta berupaya menyelesaikan masalah kesehatan yang timbul.
Terdapat 4 jenis kegiatan dalam tahap P2 ini, yaitu pengorganisasian, penyelenggaraan, pemantauan dan penilaian yang dijelaskan di bawah ini.
a. Pengorganisasian
Tujuan kegiatan pengorganisasian ini adalah untuk menentukan job desk masing-masing petugas dalam struktur Puskesmas.
Ada 2 aspek pengorganisasian ini yang perlu dipertimbangkan oleh Puskesmas.
Pertama, Pengorganisasian petugas yang mana petugas atau pelaksana diberikan tanggung jawab berdasarkan RPK yang telah dibuat.
Penjabaran program kerja kepada petugas harus jelas, dan uraian tugas pada pelaksana haruslah sesuai dengan mempertimbangankan kemampuannya.
Kedua, Pengorganisasian tim lintas sektoral yang terdiri dari: (1) kerjasama 2 pihak dan (2) kerjasama banyak pihak.
Puskesmas dapat menjalin kerjasama 2 pihak dalam menjalankan programnya, misalnya program kesehatan untuk usia lanjut (Usila).
Dalam program ini, Puskesmas dapat bekerja sama dengan sektor Sosial/ Kesra.
Selanjutnya, Puskesmas juga harus dapat bekerja sama dengan berbagai sektor seperti sektor agama dan sektor pendidikan.
Kerjasama tersebut dapat terwujud dalam penyuluhan kegiatan UKS (unit kesehatan sekolah) di sekolah-sekolah tertentu.
Contoh-contoh kegiatan kerjasama di atas dapat dilakukan secara langsung antar sektor yang bersangkutan atau melalui koordinasi kecamatan.
b. Penyelenggaraan
Setelah tugas dan wewenang sudah dibagikan sesuai dengan kemampuan pelaksana, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pelaksanaan kegiatan tersebut.
Tentunya Puskesmas tidak bisa sembarangan dalam melaksanakan kegiatan ini.
Terdapat beberapa pekerjaan yang harus diselesaikan, meliputi:
Pengkajian ulang rencana kerja, terutama mengenai masalah teknis seperti jadwal kegiatan, tempat dan tanggung jawab pelaksana serta target yang akan dicapai.
Pembuatan jadwal bulanan menyeluruh yang mengikutsertakan seluruh komponen Puskesmas berikut tanggung jawabnya.
Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana dan waktu yang telah disepakati.
Dalam proses penyelenggaraan ini, Puskesmas juga perlu memperhatikan aspek-aspek sebagai berikut.
Azas penyelenggaraan, terdapat empat azas Puskesmas yaitu tanggung jawab terhadap wilayah kesehatan, pemberdayaan masyarakat, keterpaduan dan rujukan.
Standar pedoman, atau sering disebut standar operasi prosedur (SOP) Puskesmas yang meliputi pedoman teknis, pedoman manajemen dan administrasi.
Kendali terhadap mutu, maksudnya adalah setiap petugas pelaksana harus bekerja dengan mematuhi SOP Puskesmas yang ada, tanggung jawab bekerja dengan mengutamakan etika profesi.
Kendali terhadap biaya, maksudnya adalah semua biaya yang dikenakan pada pemakai jasa pelayanan haruslah sesuai dengan SOP dan tidak membebani.
c. Pemantauan
Aspek yang juga perlu diperhatikan oleh Puskesmas dalam penyelenggaraan ini adalah melakukan pemantauan.
Kegiatan pemantauan ini berupa telaahan terhadap RPK dan hasil yang telah dicapai.
Telaah ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal.
Telaah secara internal dapat dilakukan setiap bulan dengan membandingkan RPK dan hasil yang telahh dicapai Puskesmas.
Data-data hasil didapatkan dari SIMPUS (Sistem Informasi Manajemen Puskesmas).
Sistem telaah internal ini dilakukan setiap bulan dalam forum Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas dengan memperhatikan kinerja, cakupan, mutu dan biaya.
Telaah secara eksternal dapat dilakukan setiap 3 bulan sekali yang mengikutsertakan penilaian dari sektor lain terhadap kinerja pelayanan Puskesmas.
Telaah ini dapat dilakukan pada Lokakarya Mini Triwulan Puskesmas.
Setelah melakukan telaah, Puskesmas juga perlu menyusun saran untuk peningkatan mutu pelayanannya dalam menyelesaikan masalah kesehatan.
Saran ini dapat diambil dari hasil lokakarya bulanan dan triwulan yang telah dilakukan.
d. Penilaian
Kegiatan terakhir dari tahap P2 yaitu penilaian dapat dilakukan pada akhir tahun anggaran.
Penilaian ini dilakukan dengan melihat data primer dan sekunder Puskesmas.
Data primer yaitu data yang didapat dari Simpus dan data sekunder adalah data yang didapat dari hasil lokakarya bulanan dan triwulan Puskesmas.
Penilaian wajib dilaporkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten.
3. Pengawasan Pertanggungjawaban (P3)
Pada tahap P3 ini, dilakukan check and recheck terhadap pencapaian Puskesmas.
Dalam tahap ini terdapat beberapa kegiatan utama, yaitu:
a. Pengawasan
Terdapat dua jenis pengawasan, yaitu pengawasan internal dan pengawasan eksternal.
Pengawasan internal dilakukan oleh para atasan dan kepala Puskesmas.
Sedangkan pengawasan eksternal dilakukan oleh pihak luar dari Puskesmas misalnya masyarakat, Dinas Kesehatan dan pemerintahan setempat.
Aspek yang diawasi meliputi pelayanan administrasi, teknis pelayanan kesehatan dan keuangan.
Apabila di waktu pengawasan ini terdapat suatu penyimpangan terhadap SOP, rencana ataupun perundang-undangan, maka akan dilakukan pembinaan.
b. Pertanggungjawaban
Setiap Puskesmas wajib membuat pertanggungjawaban melalui suatu laporan yang dibuat oleh kepala Puskesmas.
Laporan ini terangkum dalam LAKIP (Laporan Akuntabilitas Kinerja Pemerintah) Dinas Kesehatan.
Melalui kepala Puskesmas, laporan ini ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten setempat, pihak di luar Puskesmas seperti sektor pendidikan dan agama serta masyarakat.
Penyampaian laporan diluar Puskesmas dapat dilakukan dengan cara membuat forum dengan masyarakat.
Apabila dalam penyusunan laporan ini terjadi pergantian kepala Puskesmas, maka kepala Puskesmas yang lama lah yang bertanggung jawab atas laporannya sebagai laporan selama masa jabatan.
c. Manajemen Kefarmasian
Logistik obat-obatan juga perlu mendapat pengawasan yang ketat dan pertanggungjawaban yang serius karena jika tidak, penyimpangan mungkin akan terjadi.
Manajemen kefarmasian ini akan berurusan dengan keluar masuknya obat-obatan di Puskesmas.
Selain itu, cara penyimpanan, pencatatan dan laporan juga diatur.
d. Manajemen Sarana, Prasarana dan Peralatan
Sarana dan peralatan yang ada di Puskesmas juga perlu dimintai pertanggungjawaban atas pemakaiannya.
Pengawasan perlu dilakukan dengan menggunakan manajemen yang sesuai.
Alat-alat yang ada di Puskesmas perlu dicek kelayakannya secara bertahap.
Kalibrasi secara tepat dan teratur juga diperlukan agar alat tidak memberikan eror yang signifikan ketika digunakan.
e. Sistem informasi
Sistem informasi ini mencakup segala bentuk administrasi dan pencatatan yang terjadi di Puskesmas.
Sistem ini disebut Simpus (Sistem Informasi Manajemen Puskesmas) yang mana terdapat data-data mengenai pelaporan pelayanan dan keuangan.
Dengan adanya sistem informasi yang baik, data-data dapat tersimpan rapi dan mudah jika di suatu hari akan digunakan.
f. Mutu Pelayanan
Pelayanan di Puskesmas harus memenuhi standar mutu tertentu.
Terdapat dua jenis manajemen yang penting untuk mencapai mutu pelayanan yang baik, yaitu manajemen kasus dan manajemen mutu.
Dalam manajemen kasus, Puskesmas harus:
- Memberi pengobatan secara rasional
- Memberikan pelayanan medis di Puskesmas
Sedangkan dalam manajemen mutu, Puskesmas harus menjaga kualitas pelayanannya dengan metode:
- Quality Assurance (QA)
- Sistem Pengembangan Manajemen Kinerja Klinik (SPMKK)
Manajemen Puskesmas dengan Pendekatan Keluarga
Pada tahapan manajemen Puskesmas yang lebih akurat dan terbaru, setiap Puskesmas diwajibkan lebih dekat terhadap masyarakat.
Hal ini juga sejalan dengan Program Indonesia Sehat dengan Pendekatan Keluarga (PIS-PK).
Melalui pedoman manajemen Puskesmas pada Permenkes Nomor 44 Tahun 2016, maka dibentuk manajemen Puskesmas dengan pendekatan keluarga.
Manajemen ini sebenarnya sama dengan manajemen Puskesmas seperti biasanya, hanya saja Puskesmas diwajibkan untuk lebih mendekat kepada masyarakat.
Tatalaksananya pun masih menggunakan P1, P2 dan P3, namun ada sedikit perbedaan pada fungsi P2.
Pada tahap penyelenggaraan atau P2 manajemen Puskesmas dengan pendekatan keluarga terdapat kegiatan mengunjungi langsung masyarakat.
Kegiatan ini adalah upaya pelaksanaan tugas Puskesmas yang berada pada Permenkes Nomor 43 Tahun 2019, yaitu mewujudkan wilayah kerja Puskesmas yang sehat dengan masyarakat yang:
- Berperilaku sehat sesuai dengan kesadaran dan kemauan serta kemampuan untuk hidup sehat
- Memiliki jangkauan terhadap mutu pelayanan kesehatan yang baik
- Berada di lingkungan yang sehat
- Berada dalam derajat kesehatan yang mumpuni baik perorangan, keluarga, kelompok maupun masyarakat
Terdapat 12 indikator yang juga harus dicapai, yaitu sebagai berikut:
- Mengikuti KB
- Bersalin di faskes
- Imunisasi bayi lengkap
- Pemberian ASI eksklusif dalam kurun waktu 6 bulan
- Pemantauan pertumbuhan balita tiap bulan
- Pengobatan standar untuk penderita TB Paru
- Pengobatan teratur untuk penderita hipertensi
- Tidak menelantarkan pasien gangguan jiwa
- Memastikan keluarga tidak merokok
- Memastikan keluarga menggunakan air bersih
- Memastikan keluarga menggunakan WC yang sehat
- Seluruh anggota keluarga menjadi anggota JKN/Askes
Kegiatan pelaksanaan program pendekatan keluarga tersebut diharapkan menjadi sebuah siklus yang terus berulang.
Mereka menyebut siklus tersebut dengan sebutan siklus SAJI yang dalam penerapannya dibutuhkan pelatihan terlebih dahulu.
SAJI adalah singkatan dari tata cara petugas dalam kunjungan keluarga, yaitu (1) Salam, (2) Ajak bicara, (3) Jelaskan dan bantu, dan (4) Ingatkan.
Pada pelaksanaan kegiatan pertama yaitu salam, petugas mengetuk pintu dan mengucapkan salam. Misalnya “Selamat Pagi” atau “Assalamualaikum” atau dengan ucapan salam warga setempat.
Salam ini harus diucapkan dengan ceria, suasana santai dan tersenyum yang lebar.
Petugas kemudian memperkenalkan diri dan memberitahu maksud kedatangannya untuk mendata, menanyakan aktivitas seluruh anggota keluarga dan riwayat sakit.
Lalu menuju ke kegiatan kedua yaitu mengajak bicara kepala keluarga dan seluruh anggotanya.
Dimulai dari menanyakan hal-hal umum terlebih dahulu lalu menuju pada riwayat kesehatan yang sifatnya privat.
Topik pembicaraan juga mencakup masalah yang dihadapi keluarga saat ini, seperti keadaan lingkungan tempat tinggal keluarga.
Jika ada anggota yang memiliki seorang bayi, maka petugas dapat memancing pembicaraan mengenai imunisasi.
Jika yang bersangkutan tidak setuju dengan imunisasi, dapat ditanyai apa yang melatarbelakangi ketidaksetujuan tersebut, lalu memberikan informasi yang dibutuhkan.
Pada tahap ketiga yaitu penjelasan dan bantuan, petugas dapat menjelaskan sedetail mungkin mengenai masalah-masalah kesehatan termasuk imunisasi.
Setelah itu tahap terakhir yaitu mengingatkan.
Petugas dapat mengakhiri pembicaraan dengan keluarga jika dirasakan hal yang ingin disampaikan telah cukup.
Sebelum mengakhiri pembicaraan, jangan lupa untuk memberikan informasi pengingat kepada keluarga untuk terus menjaga kesehatan baik lingkungan maupun perorangan.
Petugas harus tetap memberikan kesan bahwa petugas sangat memperhatikan kesehatan keluarga.
Tahapan SAJI ini dapat dinilai baik jika:
- Berlangsung timbal balik
- Pesan yang disampaikan ringkas dan jelas
- Bahasa yang digunakan mudah dipahami
- Cara penyampaian yang tepat, misal dengan alat peraga
- Penyampaian secara tulus
- Memperhatikan norma-norma adat setempat
- Tujuan penyampaian informasi yang jelas
- Adanya penambahan sedikit humor agar tidak kaku
Adapun komunikasi non-verbal dari petugas yang perlu diperhatikan adalah:
- Penampilan
- Sikap tubuh dan cara berjalan
- Ekspresi wajah
- Dan sentuhan
Nah, itu tadi penjelasan rinci mengenai manajemen Puskesmas yang perlu kita ketahui.
Yuk mulai sekarang kita lebih peduli dengan kesehatan kita, termasuk kesehatan keluarga dan lingkungan.
