Pengerjaan proyek yang berjalan sesuai rencana dan mendapat hasil baik, pasti diharapkan oleh semua pekerja proyek.
Untuk itu, diperlukan rencana dan pengawasan yang maksimal dalam tiap pekerjaan.
Fungsi ini akan lebih terjamin bilamana dibentuk manajemen proyek yang profesional dan handal.
Yuk, kita pelajari bagaimana manajemen proyek tersebut bekerja, hingga mendapat hasil yang semaksimal mungkin.
Pengertian Manajemen Proyek
1. Definisi Secara Umum
Manajemen proyek merupakan sebuah usaha untuk merencanakan, mengarahkan, mengorganisasi, mengawasi, serta mengkoordinasi seluruh kegiatan yang ada dalam pengerjaan proyek.
Sehingga, diharapkan pengerjaan tersebut bisa sesuai jadwal dan anggaran yang sudah ditentukan.
Yang membedakan manajemen dan manajemen proyek adalah bahwa manajemen proyek mempunyai hasil dan waktu terbatas.
Sedangkan, manajemen adalah proses yang bekerja secara berkelanjutan.
Sebab itulah, seorang manajemen proyek profesional butuh beragam keterampilan, seperti kemampuan teknis, kemampuan manajemen, serta kemampuan bisnis yang baik.
Sementara, definisi proyek sendiri adalah sebuah tugas yang mesti dilaksanakan, untuk mencapai target yang telah direncanakan sebelumnya.
Sebuah proyek dapay didefinisikan berhasil apabila ketercapaian target sesuai dengan kriteria penerimaan yang ditentukan, dalam spesifikasi, anggaran, waktu, dan sumber daya yang telah ditetapkan.
2. Definisi Menurut Para Ahli
a. Budi Santoso (2003: 3)
Menurut pandangan Budi Santoso, manajemen proyek mencakup aktifitas perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya perusahaan, untuk mewujudkan tujuan dalam jangka waktu dan sumber daya tertentu.
b. Ervianto (2005: 21)
Pengertian manajemen proyek, menurut Ervianto, merupakan seluruh rencana, pelaksanaan, kontrol, serta pengkoordinasian sebuah proyek, dari awal sampai proyek brekahir, demi terjaminnya pelaksanaan proyek, menurut waktu, biaya, dan mutu yang telah ditentukan.
c. Husen (2009: 4)
Definisi manajemen proyek, dalam pandangan Husen, berarti porses untuk menerapkan ilmu pengetahuan, keterampilan, keahlian, metode teknis, serta sumber daya demi ketercapaian tujuan dan sasaran yang sudah ditetapkan, supaya memperoleh hasil maksimal, menurut kinerja, mutu, biaya, waktu, dan keselamatan kerja.
d. Nicholas (2001: 9)
Menurut pengertian yang disampaikan Nicholas, manajemen proyek dimaksudkan sebagai bagian manajemen yang lebih sederhana, dengan operasional yang berulang, di mana teknologi dan pasarnya bisa diidentifikasi, memiliki kepastian hasil, dan sedikit organisasi yang terlibat.
Tujuan
1. Membuat Perencanaan yang Tepat
Tipa-tiap manajemen proyek perlu mengarahkan sebuah perencanaan, supaya nantinya bisa berjalan dengan tepat.
Maksud dari pekerjaan tersebut mencakup semua proses, dari awal sampai akhir, dengan memaksimalkan kapabilitas dan kualitas, sehingga rencana yang dirancang sesuai yang diharapkan.
2. Menjaga Anggaran
Kunci utama dalam sebuah proyek adalah anggaran.
Dengan mengkaji tiap-tiap anggaran, dengan nilai yang seminimal mungkin untuk mendapatkan hasil yang maksimal, dapat menunjang keberhasilan proyek.
3. Mengelola Resiko
Dalam pengerjaan proyek, pasti akan memasuki fase trial dan error.
Fase tersebut bisa saja mengganggu jalannya proyek, sehingga dengan memenajemen proyek dengan baik maka kelalaian ataupun kesalahan bisa diminimalisir sedini mungkin.
4. Mengelola Tim
Sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas, sangatlah dibutuhkan dalam sebuah tim proyek.
Peran yang dapat diambil oleh manajemen proyek dalah dengan menggerakkan anggota timnya, supaya melaksanakan peran masing-masing dengan baik.
5. Menyeleseikan Tepat Waktu
Ketika mengerjakan proyek, parameter waktu merupakan hal yang sangat krusial dan menjadi point penting dalam mengukur keberhasilannya.
Sebab, memberi rasa yakin kepada pelanggan terkait waktu pengerjaan proyek, juga menjadi hal penting yang mesti diperhatikan.
Ruang Lingkup
Ada beberapa ruang lingkup yang mesti dikerjakan oleh seorang manajemen proyek.
Ruang lingkup tersebut adalah sebagai berikut.
- Menentukan kapan proyek mulai dikerjakan.
- Membuat rencana lingkup proyek yang akan dijalankan.
- Menjabarkan detail ruang lingkup proyek.
- Mengecek proyek dan mengendalikan semua perubahan-perubahan yang bisa saja terjadi saat proyek sudah mulai dikerjakan
Fungsi
Secara umum, manajemen berfungsi untuk mencapai tujuan organisasi, dengan melaksanakan fungsi tertentu.
Dalam hal menentukan fungsi manajemen, ada beberapa pandangan dari ahli, yakni sebagai berikut.
a. G.R. Terry (Principiles of management)
Fungsi manajemen proyek terdiri dari P.O.A.C, yakni:
- Planning.
- Organizing.
- Actuating.
- Controlling.
b. H. Alberts (Managenment, The Basic Concept)
Fungsi manajemen proyek terdiri dari P.O.D.C, yakni:
- Planning
- Oganizing
- Directing
- Controlling
c. Henry Fayol
Fungsi manajemen proyek terdiri dari P.O.C.C.C, yakni:
- Planning
- Organizing
- Commanding
- Coordinating
- Controlling
d. Koontz, H and O’Donelt (The Principles of Management)
Fungsi manajemen proyek terdiri dari P.O.S.D.C, yakni:
- Planning
- Organizing
- Saffing
- Directing
- Controlling
e. Luther Gallick
Fungsi manajemen proyek terdiri dari P.O.S.D.C.O.R.B, yakni:
- Planning
- Organizing
- Staffing
- Directing
- Coordinating
- Reporting
- Budgeting
f. William Spriegel
Fungsi manajemen proyek terdiri dari P.O.C, yakni:
- Planning
- Organizing
- Controlling
Adapun penjelasan dari fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut.
Scooping, yakni menjelaskan batas-batas apa saja dalam sebuah pengerjaan proyek.
Planning, yakni mengidentifikasi apa saja tugas yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek.
Estimating, yakni memperkirakan kebutuhan apa saja yang diperlukan untuk menyelesaikan proyel.
Scheduling, yakni memiliki tanggung jawab atas penjadwalan dari keberlangsungan proyek.
Organizing, yakni memastikan semua anggota sebuah proyek tahu tanggung jawab dan peran masing-masing, dan memastikan juga laporan yang mesti mereka setor kepada manajer proyek.
Directing, yakni memberi arahan kepada seluruh tim yang terlibat dalam pengerjaan proyek.
Controlling, yakni mengontrol jalannya pengerjaan proyek, dan ini merupakan bagian tersulit yang harus dikerjakan seorang manajer.
Closing, yakni proses tutup buku dari sebuah proyek, di mana ini menjadi penting untuk menilai keberhasilan atau kegagalan, serta masalah-masalah yang dihadapi selema pengerjaan proyek.
Unsur-Unsur
Unsur-unsur dalam sebuah manajemen adalah sumber daya yang krusial dalam berjalannya fungsi manajemen.
Unsur-unsur manajemen tersebut, utamanya ada 6 macam, yakni:
- Men atau manusia.
- Material atau bahan.
- Machines atau mesin-mesin/peralatan/infrastruktur.
- Money atau uang.
- Methods atau metode/teknologi.
- Market atau pasar.
Untuk mewujudkan tujuan, seorang manajer mesti memanfaatkan unsur manajemen tersebut, sebagai sumber daya yang bisa mengefektikan dan mengefisienkan ketercapaian tujuan.
Tingkatan Manajemen Proyek
1. Level Manajemen
a. Higher Management
Manajemen yang menduduki bagian erat kaitannya dengan kegiatan organisasi secara umum, luas, dan menyeluruh.
Manajer yang menduduki jabatan tersebut bertanggung jawab penuh atas semua pergerakan manajemen oragnisasi dan pengambilan keputusan secara umum.
Umumnya, pada tingkatan manajer puncak ini berisi beberapa eksekutif, misalnya presiden direktur, direktur, kepala cabang, dan lain-lain.
b. Middle Management
Manajemen yang menduduki area ini berhubungan dengan manajemen bawah yang menjadi tanggung jawabnya.
Manajernya merupakan manajer departemen yang membawahi dan mengkoordinasikan seksi-seksi di level bawah.
c. Lower management
Manajemen pada tingkatan middle, erat kaitannya dengan menajemen teknis dan operasional, yang langsung berhubungan dengan eksekutor teknis dan operasional.
Manajer yang menduduki jabatan ini adalah manajer operasional pada level bawah menurut struktur organisasinya.
Manajer tersebut diharuskan mempunyai beberapa skill dan orientasi yang berhubungan dengan tanggung jawab, tugas, peran dan fusngsinya dalam untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Kemampuan Dasar Manajer
a. Conceptual skill
Kemampuan ini mencakup skill untuk mengidentifikasimasalah, kondisi, situasi, dan keadaan yang ada, memilah faktor dan variabel yang mungkin menentukan.
Kemudian, hasil tersebut dianalisa dengan alternatif yang ada, untuk ditentukan langkah-langkah dan keputusan dalam memecahkan masalah tersebut.
Bisa dikatakan, conceptual skill merupakan kemampuan dalam memandang persoalan secara menyeluruh serta kemprehensif, lalu dianalisa supaya bisa memperoleh kebijakan yang sifatnya dasar dan strategis.
b. Human Skill
Kemampuan ini memiliki hubungan dengan orag lain, sehingga diharapkan akan menciptakan kondisi dan partisipaasiyang harmonis antar anggota/kelompok, demi tercapainya tujuan bersama.
c. Technical Skill
Kemampuan ini penting dimiliki untuk menjalankan tugas yang sifatnya teknis, yang sudah menjadi tanggung jawabnya, berhubungan dengan prosedur, proses, alat-alat, metode operasional, dan lain sebagainya.
Contoh Manajemen Proyek
1. Proyek Konstruksi
Manajemen konstruksi merupakan sebuah usaha uang melakukan semua proses menajemen, dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian.
Kontrol terhadap semua kegiatan dan sumber daya, menjadi penting agar semua pekerjaan dapat dijalankan dengan efektif dan efisien.
2. Proyek Padat Modal
Proyek padat modal adalah proyek yang butuh modal besar.
Contohnya pembebasan tanah, pembelian barang, pengadaan barang, dan pembangunan fasilitas atau produk.
3. Proyek Pelayanan Manajemen
Proyek pelayanan manajemen erat kaitannya dengan jasa perusahaan ataupun fasilitas non fisik.
Contohnya adalah seperti produktifitas karyawan, pengembangan sistem informasi perusahaan, dan termasuk juga manajemen proyek sendiri.
4. Proyek Penelitian
Proyek penelitian dijalankan dengan meneliti dan mengembangkan suatu hal untuk menghasilkan sebuah produk.
Proses pengerjaan dan ruang lingkup pelaksanaan sering berubah dalam model proyek ini, sehingga harus disesuaikan dengan tujuan akhir dari proyek.
Umumnya, tujuan dari proyek penelitian bisa berupa peningkatan produk, perbaikan produk, peningkatan pelayanan, dan peningkatan metode produksi.
5. Proyek Produksi Manufaktur
Proyek produksi manufaktur adalah proses pencapaian dan pemaksimalan sumber daya, guna menghasilkan barang atau ja yang bermanfaat sebagai usaha.
Target dari proyek ini umumnya adalah untuk mendapatkan keuntungan tertentu, memberikan pelayanan yang baik, serta untuk menjaga eksistensi organisasi tersebut.
Nah, itulah tadi pembahasan menarik mengenai bagaimana seorang manajemen proyek berkerja, dari awal hingga akhir.
Jika kamu ada pertanyaan seputar manajemen proyek, silakan menuliskannya di kolom komentar di bawah ini, ya.
Supaya teman-temanmu tahu juga pengetahuan yang menarik ini, jangan lupa untuk like dan share juga ya, artikel ini.
