Keberlangsungan pendistribusian barang erat kaitannya dengan masalah persediaan.
Di mana sistem persediaan ini tidak boleh sampai habis stoknya ataupun mengalami keterlambatan.
Nah, untuk itulah peranan penting manajemen persediaan mesti dilakukan, baik bagi perusahaan besar maupun kecil.
Untuk mengetahui mengenai bagaimana sistem manajemen persediaan ini bekerja, berikut kami rangkum ulasan lengkapnya.
Yuk, dibaca!
Pengertian Manajemen Persediaan
1. Definisi Secara Umum
Manajemen persediaan, atau yang juga disebut sebagai manajemen invetori, merupakan usaha untuk mengawasi aset non-kapital dan persediaan stok barang.
Sistem ini, juga termasuk dalam sebuah rantai menajemen pasokan, yang melakukan pengawasan terhadap aliran barang, dari produsen ke gudang, serta dari gudang ke bagian penjualan.
Manajemen persediaan memiliki fungsi untuk menyimpan semua catatan secara detail, bai setiap produk, baik yang baru ditaruh ataupun yang diambil dari gudang.
2. Definisi Menurut Para Ahli
a. D.T. Johns dan H.A. Harding (2001:77)
Manajemen persediaan bertujuan untuk meminimalisir investasi persediaan, tapi tetap konsisten dalam upaya menyediakan tingkat pelayanan yang diharapkan.
b. Lukas Setia Atmaja (2003:405)
Manajemen persediaan merupakan upaya untuk mengadakan persediaan yang diperlukan untuk operasional, dengan harga minimum dan berkelanjutan.
c. Martin dan Pretty (1996:719)
Manajemen persediaan dimaksudkan sebgai pengendali aset yang digunakan dalam proses produksi atau diproduksi menjadi barang jadi dalam operasional perusahaan.
Tujuan
Berikut tujuan dibentuknya manajemen pengadaan
- Memastikan persediaan lewat safety stock.
- Memberi waktu luang antara pengelolaan produksi dengan pembelian.
- Mengantisipasi perubahan penawaran dan permintaan.
- Mengurangi atau menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman barang.
- Menyesuaikan jadwal pembuatan produk.
- Mengurangi atau menghilangkan resiko kenaikan harga.
- Menjaga persediaan barang yang dipakai musiman.
- Mengantisipas permintaan yang dapat disumsikan.
- Mendapatkan keuntungan karena quantity discount.
- Menjaga komtmen kepada customer.
Fungsi
Manajemen invetory memiliki beberapa fungsi kerja, yakni sebagai berikut.
- Memastikan persediaan barang selalu ada.
- Mengurangi resiko keterlambatan saat mengirim persediaan.
- Mengurangi resiko harga yang fluktuatif.
- Mendapat diskon saat pemesanan dengan jumlah banyak.
- Menyesuaikan pemesanan dengan jadwal produksi.
- Mengantisipasi perubahan yang mungkin terjadi saat penawaran ataupun permintaan.
- Mengantisipasi adanya permintaan yang mendadak.
- Menjaga level stok persediaan yang cuma dipakai musiman.
- Mengawasi pengiriman barang yang tidak sesuai spesifikasi.
- Membantu supaya barang produksi bisa dapat dikirim tepat waktu, tanpa ada delay pengadaan.
- Menentukan kuantitas inventory, yang mesti disimpan untuk berjaga-jaga.
Kegiatan Manajemen Persediaan
Ada 3 macam kegiatan utama yang dilakukan oleh manajemen persediaan, yakni sebagai berikut.
- Memastikan persediaan barang selalu cukup untuk kebutuhan berjalan.
- Memastikan pengelolaan persediaan dilakukan secara maksimal.
- Mengatur biaya persediaan seefisien dan sekecil mungkin.
Proses yang Diberlakukan
Manajemen persediaan merupakan sebuah proses yang cukup kompleks, khsususnya untukperusahaan besar.
DAlam sistem ini, barang diantar ke area penerimaan, berupa bahan baku ataupun komponen, lalu ditaruh di rak atau area stok.
Jika dibandingkan dengan perusahaan besar dengan ruang penyimpanan yang banyak, perusahaan lebih kecil bisa menerima barang di area penyimpanan, alih-alih memiliki area penerimaan tersendiri.
Apabila perusahaan tersebut bergerak di bidang distribusi, barang yang dipasok bisa berupa barang produk, daripada komponen ataupun bahan mentah.
Barang yang berupa komponen dan barang mentah bisa ditarik ke area produksi saat dibutuhkan, untuk diproses menjadi barang jadi.
Barang jadi tersebut bisa saja dikembalikan ke lokasi stok untuk dismpan saat belum dikirim.
Sistem manajemen inventori biasanya memakai beragam data untuk registrasi dan pelacakan barang, misalnya nomor seri, nomor lot, jumlah barang, biaya barang, dan tanggal.
Jenis Barang yang Dikelola
1. Barang Mentah (Bahan Baku)
Bahan ini adalah jenis barang persediaan yang wajib ada, sebab jika tidak ada bahan mentah, maka produksi tidak bisa dijalankan.
Manajemen inventory harus dapat memastikan ketersediaan stok barang mentah untuk prduksi.
2. Barang setengah Jadi (Barang Dalam Proses)
Produksi barang setengah jadi merupakan hal yang lumrah di Indonesia.
Sebab, bisa saja sebuah perusahaan ini membuat barang setengah jadi tersebut, untuk dikirim ke pabrik lain dan kemudian dilanjutkan produksinya menjadi barang jadi.
Manajemen inventory mesti bisa menghitung besarnya jumlah barang dalam proses ini, sehingga bisa menjamin kesesuaian jadwal peroduksi dan permintaan customer.
3. Barang Jadi
Untuk mendapatkan keuntungan yang maksimal, sebuah perusahaan mesti mampu mengatur ketersediaan barangnya secara matang, menurut situasi pasar, internal, dan eksternal.
Barang jadi tersebut dikelola pendistribusiannya, baik kepada pihak ketiga maupun agen resmi.
4. Barang Suplai
Organisasi yang ditugaskan untuk mengelola persediaan barang, tentu wajib mengatur kesediaannya, baik ketika digunakan maupun tidak.
DIlihat dari sudut pandang permintaa, maka manajemen persediaan dibedakan menjadi 2 jenis.
a. Barang Mentah dan Barang Setengah Jadi
Jenis barang ini disediakan menurut kebutuhan produksi, bukan disebabkan oleh permintaan pasar, atau dependent demand inventory.
b. Barang Jadi
Barang ini disediakan menurut situasi dan permintaan pasar, atau yang disebut independent demand inventory.
Faktor yang Mempengaruhi Persediaan
Umumnya, ada beragam faktor yang diperimbakan oleh manajemen persediaan dalam mempengaruhi level stok perusahaan, yakni sebagai berikut.
- Dana yang disediakan, di mana pendanaan ini berpengaruh besar untuk memprioritaskan persediaan, baik barang yang urgent atau barang yang bisa ditunda pembeliannya.
- Leadtime, yakni waktu untuk menunggu kedatangan barang, mulai dari barang dipesan.
- Frekuensi penggunaan, di mana barang yang maki sering dipakai, akan makin kecil ketersediaannya.
- Daya tahan persediaan, di mana barang yang punya daya tahan rendah, seperti buah dan daging, mesti cepat didistribusikan kembali.
Biaya-Biaya Persediaan
Umumnya biaya persediaan barang dibagi menjadi 4 macam kategori, yakni sebagai berikut.
1. Order Cost (Biaya Pemesanan)
Biaya ini berhubungan dengan aktifitas pemesanan persediaan.
Cakupannya dihitung dari mulai dikeluarkannya order, sampai barang pesanan tiba di gudang.
Biaya pemesanan ini terdiri dari:
- Biaya pengiriman.
- Biasa proses pesanan.
- Biaya komunikasi.
- Biaya pemeriksanaa pesanan.
- Biaya packing.
2. Carrying Cost (Biaya Penyimpanan)
Biaya di sini muncul pada saat ada barang yang disimpan.
Biaya penyimpanan bisa saja berubah, menyesuaikan nilai persediaan yang disimpan.
Biaya penyimpanan ini terdiri dari:
- Biaya fasilitas penyimpanan.
- Biaya keamanan.
- Biaya penyusutan persediaan.
- Biaya asuransi.
- Biaya penanganan persediaan.
- Biaya kerusakan barang.
- Biaya keusangan,.
- Biaya modal.
- Biaya penurunan harga.
- Biaya pelaksana gudang.
- Biaya perhitungan fisik dan konsiliasi laporan.
3. Set Up Cost (Biaya Persiapan)
Biaya muncul saat perusahaan mulai memproduski barang sendiri.
Biaya persiapan ini terdiri dari:
- Biaya mesin yang sudah tidak berfungsi.
- Biaya persiapan peralatan dan perlengkapan.
- Biaya surat menyurat.
- Biaya penjadwalan.
- Biaya persiapan tenaga kerja.
4. Shortage Cost (Biaya Kehabisan)
Kekurangan maupun kehabisan terkadang dialami oleh manajemen persediaan, sehingga memunculkan biaya kehabisan.
Contohnya adalah saat perusahaan menerima pesanan, tapi saat hendak dilakukan produksi, ternyata bahan bakunya tidak ada.
Biaya kehabisan ini terdiri dari:
- Kehilangan penjualan.
- Biaya pengiriman khusus.
- Kehilangan pelanggan.
- Gangguan jadwal produksi.
- Produksi terganggu.
- Kehilangan pemesanan khusus.
Metode yang Digunakan
Dalam manajemen inventori, ada beragam metode yang bisa diterapkan dalam menjaga level barang, demi pemenuhan kebutuhan pelanggan serta untuk operasional yang menguntungkan.
Fungsi semacam ini semakin kompleks saat sebuah organisasi harus mengurus ribuan unit stockkeeping (SKU), dengan jangkauan beberapa gudang.
Metode yang bisa dipakai dalam mengelola persedia anatara lain sebagai berikut.
1. Peninjauan Stok Manual
Metode yang pertama ini, merupakan metodologi manajemen inventori yang paling sederhana.
Umumnya, metode manual ini banyak dipakai oleh bisnis dalam skala kecil.
Peninjauan stok manual dilakukan dengan cara menganalisa stok reguler, dengan membandingkannya dengan proyeksi kebutuhan yang akan datang.
Metode ini dijalankan secara manual, untuk memastikan level stok minimun barang.
Sehingga, memungkinkan kemudian dilakukan inspeksi terhadap inventaris reguler dan dilakukan pemesanan ulang untuk memenuhi level minimum stok tersebut.
Peninjauan stok manual bisa digunakan untuk memastikan berlangsungnya manajemen persediaan, tatapi butuh waktu yang lama serta rentan terjadi kesalahan.
2. Just-in-time (JIT)
Metode ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang tidak menyeto barang, sehingga tidak mempunyai persediaan di gudang penyimpanan.
Metode JIT langsung dilakukan saat produk yang dipesan tiba di loket penerimaan.
Pendekatan metodologi seperti ini melibatkan proses analisa pola pembelian, pembelian musiman, serta beberapa faktor lainnya.
Lalu data tersebut disajikan sebagai informasi akurat mengenai kebutuhan barang pada waktu dan lokasi tertentu.
Metode Just-in-time memungkinkan kebutuhan pelanggan bisa dipenuhi tanpa diharuskan menjaga level stokk barang.
Hanya saja, metode ini beresiko saat terjadi kesalahan dalam membaca permintaan pasar atau saat terjadi masalah alur distribusi dengan pemasok, sehingga malah membuat stok habis.
3. Analisis ABC
Metode analisa ABC merupakan sebuah pengkategorian persediaan menjadi 3 macam, yang mewakili nilai persediaan serta biaya pembelian.
- Kategori barang A dapat mewakili barang-barang dengan nilai tinggi dan mutu rendah.
- Kategori barang B dapat mewakili barang-barang dengan nilai sedang dan mutu sedang.
- Kategori barang C dapat mewakili barang-barang dengan nilai rendah dan mutu tinggi.
Tiap-tiap kategori tersebut bisa diatur sistem menajemen pengadaan secara terpisah.
Dan yang penting, dapat diketahui item mana saja yang daya jualnya paling bagus, untuk menjaga level stok.
Contohnya, kategori barang A yang harganya mahal, bisa saja butuh waktu lebih lama dalam penjualannya, jadi barang itu bisa jadi tidak perlu disimpan dalam quantity yang besar.
Keuntungan dari metode analisa ABC salah satunya adalah mampu memberikan kendali yang lebi besar, untuk berang yang nilainya tinggi.
Hanya saja, kerugiannya bisa berupa kebutuhan akan sumber daya yang besar, untuk tersu menganalisa level pengadaan semua kategori.
4. Economic Order Quantity (EOQ)
Metode EOQ dipakai dengan cara menghitung semua jumlah unit yang memang mesti ditambahkan pada setiap order batch, demi mengurangi total biaya pengadaannya.
Adapaun yang dimaksud biaya pengadaan tersebut termasuk biaya pengaturan dan biaya penyimpanan.
Metodologi ini bertujuan supaya barang yang dipesan per batch sesuai dengan kebutuhan.
Sehingga, pemesanan yang terlalu sering bisa diminimalisir oleh perusahaan, dan tentunya tidak ada kelebihan persediaan.
Hal ini menunjukkan bahwa terdapat trade off antara biaya pengaturan inventory dan biaya penyimpanan.
Dengan begitu, total inventory dapat diminmalkan saat biaya penyimpanan dan biaya pengaturan dimnimalisir juga.
5. Periodic Review
Metode ini dlakukan dengan cara menghitung pemesanan barang dalam periode waktu yang sama.
Maksudnya, barang yang dipesan sudah dijadwal dengan rutin, sehingga biaya yang dibutuhkan bisa diperkirakan.
6. Material Requirement Planning (MRP)
Lewat metode MRP, pembelian barang dapat direncanakan sesuai kebutuhan, sehingga terjamin ketersediaan materialnya.
Selain itu, dengan metodologi ini bisa menjaga juga level persediaan yang seminim mungkin, dan juga tidak akan mengganggu kegiatan pengriman, penjdwalan, serta pembelian material.
Hubungan dengan Bagian Lain
1. Bagian Pemasaran
Bagian ini mengharapkan persediaan selalu cukup, demi membantu memenuhi permintaan pasar.
Terlebih lagi jika permintaan tersebut melebihi target perusahaan.
Jika permintaan pasar sepi, bagian pemasaran ini juga menginginkan stok persediaan tetap ada, meski tidak banyak.
2. Bagian Pembelian
Untuk bagian ini, menginginkan supaya mereka dapat melakukan pembelian secara terus-menerus, supaya memperoleh potongan harga.
3. Bagian Produksi
Bagian ini ingin supaya ketersediaan selalu ada, supaya tidak aktifitas produksinya tidak sampai terganggu akibat ketersediaan yang menipis, atau bahkan kehabisan stok.
4. Bagian Keuangan
Untuk bagian ini, justru mengharapkan supaya pos persediaan bisa dalam jumlah sekecil mungkin, agar bisa menggunakan dana untuk keperluan lain yang lebih menguntungkan.
Nah, itulah tadi artikel mengenai manajemen persediaan yang ternyata sangat oenting untuk dikelola.
Jika kamu ada pertanyaan seputar manajemen persediaan ini, silakan menuliskan langsung di kolom komentar di bawah ini.
Supaya teman-temanmu membaca juga ulasan yang menarik ini, jangan lupa untuk like dan share juga artikel ini, ya.
