Manajemen Mutu

Kepuasan pelanggan merupakan kunci utama untuk menciptakan hubungan yang baik dengan costumer.

Di mana, tingkat kepuasan tersebut selalu diukur dari kualitas produk dan jasa yang ditawarkan.

Bentuk keberhasilan ini, bahkan bisa memberi dampak yang panjang dan signifikan dalam hal keberhasilan perusahaan.

Oleh karenanya, menjamin kualitas perusahaan menjadi penting untuk dilakukan, salah satunya lewat manajemen mutu.

Berikut ini adalah ulasan menarik mengenai manajmen mutu, yang patut dipelajari oleh sebuah organisasi dan perusahaan.

Yuk, dibaca!

Pengertian Manajemen Mutu

1. Definisi Secara Umum

Manajemen mutu merupakan sistem yang dipakai dalam mengawasi seluruh tugas dan aktifitas organisasi, demi memastikan produk, jasa, dan sarana yang ditawarkan konsisten ketercapaiannya.

Hal seperti ini perlu dilakukan, supaya mampu mencapai dan mempertahankan kualitas yang diinginkan organisasi.

Hal-hal seperti penentuan kebijakan mutu, pembuatan dan penerapan kualitas, serta kontrol dan peningkatan mutu, termasuk dalam cakupan manajemen ini.

Jadi, bisa dikatakan, manajemen mutu bukan hanya berbicara pada kualitas produk dan layanan, tapi juga cara untuk mencapai dan mempertahankannya.

2. Definisi Menurut Para Ahli

Menurut Gasperz (2002;10), manajemen mutu adalah seluruh proses yang didokumentasikan dan dipraktekkan sesuai standard, dengan tujuan terjaminnya kesesuaian proses dan produk terhadap keperluan atau syarat yang sudah ditetapkan oleh konsumen ataupun perusahaan.

Tujuan

Tujuan diberlakukannya manajemen mutu adalah demi memastikan seluruh bagian organisasi bersama-sama untuk melakukan peningkatan proses, layanan, produk, dan budaya internal perusahaan, untuk mencapai tujuan jangja panjang dan kepuasan pelanggan.

Manfaat

Manfaat yang bisa dirasakan dari manajemen mutu antara lain sebagai berikut.

• Membantu konsistensi perusahaan dalam tugas dan kinerja layanan dan produksi.
• Meningkatkan efisiensi proses, meminimalisir pemborosan, dan berdampak pada peningkatan pemakaian waktu dan sumber daya.
• Berefek pada meningkatnya kepuasan customer.
• Membuat bisnis berjalan efektif dan memungkinkan terbukanya pasar baru.
• Berdampak pada integrasi karyawan baru, sehingga  mampu memberi sumbangsih yang cepat dan tepat pada pertumbuhan organisasi.
• Memungkinkan organisasi dan bisnis terus menigkat, baik dalam hal proses, produk, dan sistem.

Proses

Proses pelaksanaan manajemen mutu, melibatkan berbagai pedoman dan standard yang sesuai dengan tujuan, sebagaimana berikut ini.

• Kegiatan manajemen mutu diawali saat organisasi menetapkan standard mutu, yang mesti dipenuhi dan disepakati dengan pelanggan.
• Kemudian organiasi mesti melakukan pendefinisian, bagaimana terget mutu akan diukur.
• Lalu diambil juga tindakan yang dibutuhkan dalam mengukur mutu.
• Identifikasi terhadap masalah mutu yang muncul juga diperlukan, untuk perbaikan.
• Proses terakhir, adalah membuat laporan secara lengkap terkait mutu yang dicapai.

Alur proses seperti ini adalah untuk memastikan mutu layanan dan produk yang dihasilkan, sudah sesuai ekspektasi customer.

Metode untuk meningkatkan mutu sendiri, terdiri dari 3 komponen, yakni:

• Kualitas produk
• Kualitas Proses
• Kualitas berbasis orang.

Komponen Utama

Manajemen mutu memiliki 4 komponen utama, yakni sebagai berikut.

• Perencanaan mutu, yakni proses identifikasi standard mutu jasa dan produk, serta penentuan cara pemenuhannya.
• Peningkatan mutu, yakni perubahan yang sengaja dilakukan, baik dari segi proses maupun produk, guna meningkatkan kehandalan dan kepercayaan.
• Kontrol mutu, yakni usaha yang berkelanjutan, demi menegakkan kehadanlan dan integritas dalam proses dan capaian hasil.
• Jaminan mutu, yakni tindakan secara sistemis dan terencana, yang dibutuhkan untuk menawarkan kehandalan suatu produk dan layanan yang memenuhi standard yang ditetapkan.

Manajemen Mutu ISO

1. Pengertian

ISO atau International Organization for Standardization merupakan organiasi internasional yang berperan dalam melakukan standardisasi terbeasr di dunia.

Organisasi yang pusatnya ada di Kota Jenewa, Swiss ini merupakan organisasi non-pemerintah dan independen bertaraf internasional, dengan anggota berisi 163 organisasi standard nasional.

Dalam organiasi ini, para ahli dari berbagai bidang pengetahuan disatukan, guna mengembangkan standard internasional yang sifatnya relevan, sukarela, berbasis konsensus, medukung inovasi, dan memberi solusi dalam menghadapi tantangan global.

Organisasi ISO berdiri tahun 1947 dan sudah menerbitkan 22.481 standard internasional, dengan cakupan hampir semua teknologi dan bisnis.

Standard internasional yang diterbitkan ISO secara umum diperuntukkan untuk dunia industri dan komersial, sebagai upaya agar segala sesuatu berfungsi dengan baik.

Dengan diberlakukannya standard internasional, bisa memberi kepercayaan dari konsumen dalam menggunakan sebuah produk, baik dari segi keamanan, kehandalan, dan kualitas.

Jadi, dalam hal manajemen mutu, kualitas layanan, proses, dan produk harus dicapai dan dipertahankan sesuai dengan standard ISO.

2. Sertifikat ISO dan Lembaga Penerbit

Umumnya, untuk meningkatkan kredibilitas sebuah produk dan layanan, dibutuhkan sertifikat sebagai tanda bukti.

Terutama utuk skala perusahaan industri, sertifikat dengan persyaratan hukum dan kontrak sangat dibutuhkan.

Sebab, dapat membuka peluang pasar yang lebih besar, dan menjadi pertimbangan juga dalam memenangkan pasar global.

Sertifikasi ISO bisa dikatakan sebagai jaminan persetujuan yang didapat dari pihek ke-3, yang dilakukan oleh perusahaan terhadap sistem manajemen ISO yang diterima dalam taraf internasional.

Sertifikat ISO ini memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan, antara lain:

• Meningkatkan nilai kredibiltas suatu perusahaan.
• Meningkatkan kepercayaan pelanggan.
• Mendapat jaminan mutu dengan standard internasional.
• Menghemat biaya operasional.
• Mengoptimalkan kerja sumber daya manusia.
• Meningkatkan citra/image perusahaan.

Walaupun ISO bekerja untuk mengembangkan standard internasional, lembaga ini tidak memiliki keterlibatan dalam proses sertifikasi, termasuk tidak menerbitkan sertifikat.

Sertifikasi hanya dilakukan oleh lembaga sertifikasi ISO eksternal, sehingga perusahaan perlu mendapat Lembaga Sertifikasi ISO yang terbaik.

Lembaga Sertifikasi ISO sendiri merupakan badan usaha atau perusahaan yang mempunyai wewenang dalam menerbitkan dan mencetak sertifikat ISO

Walaupun diterbitkan oleh lembaga eksternal, penerbitan sertifkat ISO tetap mendapat pengawasan dari pihak negara.

Komte Akreditasi Nasional (KAN) adalah lembaga yang diberi wewenang dalam hal pengawasan ini.

KAN bertugas juga untuk mengakreditasi lembaga-lembaga lainnya, yang berkaitan dengan penilaiasn kesesuaian.

3. Memilih Lembaga Sertifikasi ISO

Dalam menentukan badan sertifikasi ISO, perlu menimbang tujuan dan karakteristik perusahaan yang akan melaksanakan sertifikasi.

Perusahaan mesti teliti saat melakukan pemilihan lembaga mana yang akan dipakai, supaya relevan dengan visi dan misi perusahaan.

Berikut adalah beberapa kriteria yang bisa dipakai dalam menimbang dan memilik lembaga sertifikasi ISO.

• Memiliki akreditasi dan sertifikat KAN yang masih berlaku.
• Mempunyai pengalam dalam sektor yang relevan.
• Mempunyai reputasi yang baik.
• Memiliki auditor yang handal dan jelas.
• Sesuai ekpektasi customer.
• Biaya sesuai ketentuan yang ada, serta transparan.

4. Jenis-Jenis Standard ISO

Berikut adalah beberapa standard ISO yang populer digunakan di Indonesia.

• ISO 9001 : standard sistem manajemen mutu.
• ISO 14001 : standard sistem manajemen lingkungan.
• ISO 22000 : standard sistem manajemen keamanan pangan.
• ISP/IEC 27001 : standard sistem manajemen keamana informasi.
• ISO TS 16949 : standard sistem manajemen mutu industri otomotif.
• ISO 31000 : standard sistem manajemen resiko.
• dan lain-lain.

Prinsip Manajemen Mutu (ISO 9001 : 2015)

1. Fokus Pelanggan

Fokus utama yang dijalankan oleh semua organisasi pastinya dalah untuk memenuhi kebutuhan dan harapan customer.

Saat sebuah organisasi bisa memeuhi kebutuhan pelanggan, tentu customer akan jadi loyal dan memungkinkan juga untuk membuka peluang mendapatkan customer baru.

Saat sebuah proses usaha berlangsung dengan efisien dan kualitas yang tinggi, tentu akan mendapatkan kepuasan pelanggan.

2. Kepemimpinan

Berbicara manajemen, berarti akan berbicara kapabilitas pemimpin.

Sebab pemimpin yang bagus, bisa membawa kesuksesan bagi organisasinya.

Keterlibatan sumber daya manusia dalam aspek kepemimpinan, juga bisa berdampak terhadap motivasi karyawan.

Sehingga mereka menjadi loyal dan bersemangat dalam meningkatkan produktifitas.

3. Keterlibatan Orang

Organisasi mesti mendorong sumber daya manusia yang dimiliki untuk meningkatkan keterampilan dan kapabilitas, sehingga akan berdampak juga terhadap kualitas organisasi.

Dengan melibatkan mereka dalam usaha peningkatan organisasi, tentu akan membuatnya jadi lebih dihargai.

4. Pendekatan Proses

Pendekatan yang mesti dilakukan dalam budaya organisasi, adalah dengan menekankan pada efisiensi pencapaian serta efektifitasnya juga dalam proses berorganisasi.

Sebuah organisasi akan semakin meningkat mutunya, bilamana pemimpin bisa mengelola dan mengontorl input dan output organisasi.

5. Peningkatan Berkesinambungan

Tiap-tiap organisasi mesti memiliki tujuan supaya aktif terlibat dalam upaya meningkata perbaikan secara berkelanjutan.

Hal ini penting, sebab dengan melakukan peningkatan kinerja, peningkatan kemampuan, serta fleksibilitas organisasi, maka besar kemungkinan organisasi mendapat peluang baru.

6. Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti

Pendekatan logis yang didasarkan pada data dan analisa, merupakan sebuah naluri berbisnis yang baik.

Bisnis mesti melakukan adopsi dalam pendekatan faktual, untuk kepentingan pengambil keputusan.

Dengan data yang faktual, tentu keputusan juga akan bersifat faktual, dan terhindar dari kesalahan-kesalahan yang disebabkan data asumsi.

7. Manajemen Hubungan

Manajemen hubungan termasuk memelihara hubungan semua pihak yang memiliki kepentingan, dari pemasok hingga pengecer.

Dengan pola hubungan yang baik, tentu masing-masing kepentingan akan terpenuhi.

Kebijakan Mutu (ISO 9001 : 2015)

1. Pengertian

Dokumen wajib yang ada dalam ISO 9001 : 2015 adalah kebijakan mutu.

Dokumen kebijakan mutu ini dikembangkan para jajaran manajemen, guna mengekspresikan arahan pimpinan puncak agar sejalan dengan mutu.

Kebijakan mutu mesti dibuat sejalan dengan tujuan dan konteks perusahaan.

Bisa dikatakan bahwa kebijakan mutu adalah hasil pertimbangan yang kompleks terhadap tujuan organisasi, arahan strategis, konteks, dan dasar untuk mencapai sasaran mutu.

2. Syarat

Adapun persyaratan kebijakan mutu antara lain sebagai berikut.

• Sesuai dengan konteks dan tujuan organisasi.
• Sesuai dengan arah strategis organisasi.
• Menjadi dasar dalam menetapkan sasaran mutu.
• Berkomitmen dalam memenuhi seluruh syarat yang berlaku.
• Berkomitmen dalam usaha peningkatan sistem manajemen mutu.

Syarat-syarat di atas menunjukkan bahwa manajemen puncak memegang peranan penting dalam menentukan kebijakan mutu.

Manajemen Mutu Terpadu

Manajemen Mutu Terpadu / dikenal juga dengan istilah Total Quality Management, merupakan bentuk strategi dari manajemen dalam hal integrasi seluruh fungsi perusahaan, demi memenuhi tujuan perusahaan dan kebutuhan customer.

Fokus dari sistem manajemen ini ada pada peningkatan mutu barang dan jasa, lewat peningkatan budaya praktik yang berkelanjutan.

Nah, itulah tadi artikel mengenai manajemen mutu yang berpengaruh besar terhadap perkembangan organisasi dalam jangka panjang.

Jika kamu ada pertanyaan seputar manajemen mutu ini, langsung saja menuliskannya di kolom komentar di bawah.

Jangan lupa untuk like dan share juga artikel ini, ya.